Grote aantallen post verzenden: waar moet u op letten?

Grote aantallen post verzenden lijkt eenvoudig: bestand aanleveren, printen, enveloppen vullen en versturen. In de praktijk komt er meer bij kijken. Of het nu gaat om een massamailing, bulk mail per post of veel brieven voor een marketingcampagne: data, planning, productie, couverteren, porto en bezorging bepalen samen het resultaat. Zeker bij grote volumes is controle belangrijk.

Wilt u grote aantallen post verzenden? Let dan op deze punten.

Begin met een goed adressenbestand

Een betrouwbare postverzending begint met goede data. Het adressenbestand bepaalt wie de mailing ontvangt en waar de post moet worden bezorgd.

Controleer vooraf:

• of adressen compleet zijn;
• of dubbele adressen zijn verwijderd;
• of de juiste ontvangers zijn geselecteerd;
• of personalisatievelden goed staan;
• of de data veilig wordt aangeleverd.

Bij grote aantallen poststukken kan een klein dataprobleem snel groot worden. Goede controle vooraf voorkomt fouten later in het proces.

Kies het juiste type mailing

Niet elke mailing vraagt om dezelfde vorm. Soms is een brief voldoende. In andere gevallen werkt een kaart, folder, brochure, envelopmailing of pakketmailing beter.

Een grote postmailing kan bestaan uit direct mail of transactiemail. Direct mail is meestal commercieel of informatief en wordt bijvoorbeeld ingezet voor een marketingcampagne. Transactiemail bestaat meestal uit functionele, persoonlijke of vertrouwelijke documenten.

Kies het type mailing op basis van het doel, de doelgroep, het formaat, het budget en de planning. 

Stem het formaat af op het doel

Wilt u informeren, activeren, herinneren of een doelgroep gericht benaderen? Het doel bepaalt welk formaat het beste past.

Houd rekening met productie en verwerking

Bij grote aantallen post verzenden is productiecapaciteit belangrijk. Printen, snijden, vouwen, couverteren, sealen, sorteren en verzenden moeten goed op elkaar aansluiten. Hoe groter het volume, hoe belangrijker een strak proces wordt. Jetmail heeft meer dan 38 jaar ervaring met het verwerken van grote poststromen en voert alle belangrijke productiestappen onder één dak uit. Daardoor blijft er grip op print, personalisatie, couverteren, controle en verzending.

Denk op tijd na over porto

Portokosten hebben veel invloed op de totale kosten van een grote mailing. Daarom is het verstandig om vroeg in het proces naar porto te kijken.

Belangrijke vragen zijn:

• Welk formaat wordt verstuurd?
• Hoe zwaar is het poststuk?
• Kan de mailing efficiënt worden gesorteerd?
• Is bundeling mogelijk?
• Welke bezorgtermijn is nodig?
• Welke postvervoerder past bij de verzending?

Zeker bij grote aantallen kan porto-optimalisatie veel verschil maken.

Zorg voor een realistische planning

Een grote mailing heeft tijd nodig. Niet alleen voor productie, maar ook voor voorbereiding, datacontrole en verzending.

Maak ruimte voor:

• aanlevering van bestanden;
• controle van data en drukbestanden;
• productie;
• sortering;
• overdracht aan postvervoerder;
• eventuele gefaseerde verzending.

Bij tijdkritische campagnes is planning extra belangrijk. Jetmail liet dit eerder zien in een landelijke direct mail campagne, waarbij productie, sortering en gefaseerde uitlevering samenkwamen.

Controleer elke stap in het proces

Bij grote volumes moet u zeker weten dat elk poststuk goed wordt verwerkt. Controle is daarom geen losse stap aan het einde, maar onderdeel van het hele proces. Controleer of bestanden goed zijn aangeleverd, personalisatie klopt, poststukken correct worden verpakt en de verzending volgens planning verloopt. Zo voorkomt u fouten en houdt u grip op de kwaliteit.

Kies een partner die grote volumes aankan

Niet elke partij is ingericht op grote aantallen post. Wilt u veel brieven versturen of uw postkamer uitbesteden? Dan heeft u een partner nodig met voldoende capaciteit, machines, ervaring en duidelijke processen.

Let op:

• ervaring met grote mailings;
• productie onder één dak;
• print, couverteren en verzending;
• advies over data en porto;
• kwaliteitscontrole;
• schaalbare capaciteit.

Bij grote volumes gaat het niet alleen om snelheid. De mailing moet correct, betrouwbaar en op tijd worden verwerkt. Als een van Europa’s grootste mailhuizen beschikt Jetmail over de capaciteit om zowel terugkerende poststromen als grote eenmalige mailings te verwerken.